Eltern- & Mitgliederportal
Familien melden selbst, ihr behaltet den Überblick.
Eltern sehen die kommenden Dienste ihrer Kinder, melden sie an oder ab, bewerben sich auf Plätze und beantragen Änderungen ihrer Kontaktdaten. Die Meldungen landen direkt im Übungsplaner und im Dienstbuch. Zettel, Messenger-Gruppen und Telefonketten braucht ihr dafür nicht mehr.
Zugang
In vier Schritten im Portal.
Portalzugänge sind eigene, lokale Konten. Sie bekommen nie Rollen oder Rechte des Teams, auch nicht aus Versehen.
- 1
Einladung
Die Leitung lädt Eltern einzeln oder gesammelt per E-Mail ein. Der Link ist sieben Tage gültig und lässt sich erneut senden.
- 2
Passwort festlegen
Über den Link legen Eltern ihr Passwort fest und bestätigen den Datenschutzhinweis. Benutzername ist die E-Mail-Adresse.
- 3
Optional absichern
Im Profil lassen sich ein Passkey oder eine Authenticator-App als zweiter Faktor einrichten.
- 4
Anmelden
Eltern melden sich auf derselben Seite an wie das Team. Das Portal öffnet sich automatisch, Verwaltungsseiten bleiben für sie gesperrt.
Ein Zugang für die ganze Familie.
Eltern sehen alle verknüpften Kinder und wählen oben, für wen sie gerade handeln. Wenn ihr wollt, bekommen auch Mitglieder ein eigenes Konto. Ihr entscheidet, ob niemand, alle oder erst ab einem bestimmten Alter.
- Der Elternzugriff auf ein Kind endet mit dessen 18. Geburtstag.
- 30 Tage vorher erhalten Eltern und Leitung einen Hinweis; die Leitung kann das Mitglied direkt einladen.
- Eine Verlängerung ist mit Begründung bis höchstens zwölf Monate nach dem 18. Geburtstag möglich.
- Betreuende mit eigenen Kindern brauchen kein zweites Konto: Ihr Teamkonto wird mit dem Elterndatensatz verknüpft.
An- und abmelden
Pro Dienst festgelegt: Abmeldung, Anmeldung oder Zuteilung.
Die Leitung bestimmt für jeden geplanten Dienst, wie gemeldet wird. Das Portal zeigt den Familien automatisch die passenden Schaltflächen.
Abmeldung
Alle aus der Zielgruppe sind erwartet.
Eltern melden ihr Kind nur ab, wenn es nicht kann. Ein Grund und eine kurze Nachricht sind möglich.
Anmeldung
Nur wer sich anmeldet, nimmt teil.
Plätze werden in der Reihenfolge der Anmeldung vergeben; ist alles belegt, geht es auf die Warteliste.
Zuteilung
Die Leitung verteilt die Plätze.
Eltern bewerben ihr Kind, optional mit Wunschposition. Nach der Veröffentlichung kommt eine Mitteilung.
Fristen, Warteliste, Nachrücken.
- Anmelde- und Abmeldeschluss je Dienst. Danach ändert nur noch die Leitung.
- Ist eine Position voll, kommt die Person auf deren Warteliste. Wird ein Platz frei, rückt die erste passende Person automatisch nach und wird benachrichtigt.
- Voraussetzungen wie Mindestalter oder Qualifikationen prüft JF-Manager vor jeder Meldung. Eine höhere Qualifikation zählt dabei mit. So funktionieren Positionen und Zuteilung
- Wird kurz vor dem Dienst die Mindestbesetzung gefährdet, meldet der Eingang das der Leitung.
Direkt im Dienstbuch.
Bei der Anwesenheitserfassung steht bei jeder Person der Meldestatus. Mit einem Klick übernehmt ihr alle Abmeldungen als „entschuldigt“. Bereits erfasste Anwesenheiten bleiben dabei unverändert.
Daten & Änderungsanträge
Neue Handynummer? Eltern beantragen, ihr prüft.
Unter „Daten“ sehen Eltern die freigegebenen Stammdaten von sich und ihren Kindern. Stimmt etwas nicht, beantragen sie die Änderung direkt dort. Bis zur Freigabe gelten die bisherigen Daten.
- Beantragen lassen sich nur Name, Anschrift, Telefon, Mobilnummer und E-Mail.
- Je Person gibt es höchstens einen offenen Antrag; er lässt sich bearbeiten oder zurückziehen.
- Die Leitung entscheidet feldweise. Hat sich ein Wert inzwischen geändert, wird der Konflikt markiert und muss ausdrücklich bestätigt werden.
- Jede Übernahme landet im Änderungsprotokoll: wer, wann, welches Feld, alter und neuer Wert.
- Eigene Anträge prüft immer jemand anderes (Vier-Augen-Prinzip).
Leitungsansicht: bisheriger, aktueller und beantragter Wert je Feld · echte Oberfläche, fiktive Demodaten
Mitteilungen
Informiert, ohne Gruppenchat.
Die Glocke im Portal zeigt neue Hinweise. Ob zusätzlich eine E-Mail oder Push-Nachricht kommt, legen Eltern im Profil für jedes Ereignis selbst fest.
- Neue Dienste
- Geänderte oder abgesagte Dienste
- Platz auf der Warteliste
- Nachgerückt
- Zuteilung
- Entscheidung über Änderungsanträge
- Ende des Elternzugangs
Jede Teilnahme-E-Mail enthält einen Link zum Abmelden und zu den Einstellungen. Push-Mitteilungen werden pro Gerät freiwillig aktiviert.
Für die Leitung
Portalverwaltung an einem Ort.
Unter „Portal“ verwaltet ihr Zugänge, Einladungen, Anträge, Freigaben und das Ende des Elternzugriffs.
Zugänge
Filter nach „kein Zugang“, „eingeladen“, „abgelaufen“, „aktiv“ und „gesperrt“. Eltern lassen sich einzeln oder gesammelt einladen. Ein Zugang lässt sich sperren, wieder entsperren oder beenden. Beim Beenden werden sofort alle Geräte abgemeldet.
Freigaben
Für jede Datenkategorie legt ihr getrennt für Eltern und Mitglieder fest, ob sie sichtbar ist. Die Organisation setzt Vorgaben und Obergrenzen, Abteilungen können innerhalb davon abweichen.
| Kategorie | Eltern | Mitglieder |
|---|---|---|
| Name und KontaktGrundlage für Änderungsanträge | immer | immer |
| Geburtsdatumnur lesend | sichtbar | sichtbar |
| Gruppe und Abteilung | sichtbar | sichtbar |
| QualifikationenArt, Erwerb und Gültigkeit, ohne Notizen | sichtbar | sichtbar |
| Mitgliedsstatus und Eintritt | verborgen | verborgen |
| Ausweisnummer und -bild | verborgen | verborgen |
| Schwimmfähigkeit | verborgen | verborgen |
| Sonderaufgabenohne Notizen | verborgen | verborgen |
| Ausgegebene Ausrüstung | verborgen | verborgen |
| Weitere Kontaktpersonenandere Elternteile des Kindes | verborgen | – |
Standardwerte; in der Anwendung änderbar.
Datensparsam gebaut
Was im Portal nie zu sehen ist.
Diese Inhalte sind im Portal nicht bloß ausgeblendet, sie werden technisch gar nicht erst übertragen. Portal-Antworten enthalten nur Felder, die ausdrücklich freigegeben sind.
- Bemerkungen und Notizen
- Ereignisse und Anhänge
- Anwesenheiten und Statistiken
- Dienstbuch-Einträge
- Wer sich sonst angemeldet hat
Technische Schutzmaßnahmen
- Getrennte Kontoart. Portalkonten werden von allen Verwaltungsschnittstellen grundsätzlich abgewiesen. Ein automatischer Test prüft jeden Endpunkt, damit neue Funktionen nicht versehentlich offenstehen.
- Strikte Zuordnung. Ein Konto sieht nur sich selbst und die verknüpften minderjährigen Kinder. Anfragen nach fremden Datensätzen laufen ins Leere.
- Immer lokal. Portalkonten melden sich nie über LDAP oder SSO an; ein SSO-Login kann kein Portalkonto übernehmen.
- Begrenzte Schreibzugriffe. Meldungen und Einladungsannahme sind je Konto mengenbegrenzt, Anmeldeversuche gedrosselt.
- Nachvollziehbar. Einladungen, Entzug, Antragsentscheidungen und Zuteilungen werden protokolliert, Inhalte aus Freitexten aber nicht.
Das Portal selbst ausprobieren.
Die lokale Demo bringt ein fiktives Elternkonto mit zwei Kindern mit. Zugangsdaten nennt das Demo-Terminal beim Start.